1. PT Pulo Mas Jaya mengutamakan pengadaan secara langsung ke pabrikan, distributor resmi atau agen tunggal dan menghindari penggunaan perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
2. Vendor yang berpartisipasi dalam proses pengadaan barang atau jasa di PT Pulo Mas Jaya diwajibkan memenuhi persyaratan yaitu sebagai berikut :
- Memiliki keahlian, pengalaman dan kemampuan teknis dan manajemen sesuai bidang usahanya.
- Memiliki resources (fasilitas, SDM, alat produksi, dan resource lain) yang sesuai dengan kategori bidang usahanya dalam menunjang kegiatan operasional.
- Diutamakan berbadan hukum.
- Tidak sedang dikenakan sanksi hukum atau terlibat kasus hukum yang dapat berdampak pada kegagalan operasional PT Pulo Mas Jaya.
3. Vendor wajib tunduk pada peraturan dan persyaratan yang berlaku di Indonesia serta di lingkungan PT Pulo Mas Jaya yang berhubungan dengan pengadaan barang / jasa.
4. Vendor yang belum memiliki user E-Procurement PT Pulo Mas Jaya wajib melakukan pendaftaran dengan cara :
- Mendaftarkan perusahaan dengan mengisi formulir registrasi yang disediakan pada halaman registrasi.
- Mengaktifkan User Id yang dikirimkan otomatis dari sistem e- Procurement ke alamat email perusahaan yang didaftarkan.
- Melengkapi seluruh isian data Administasi beserta lampiran dokumen Perusahaan yang dibutuhkan.
- Mengunggah dokumen Syarat dan Ketentuan yang di tanda tangani oleh Direktur Perusahaan.
- Melakukan perbaikan dokumen atas hasil reviu yang diberikan oleh unit kerja Procurement PT Pulo Mas Jaya.
5. Status vendor atau hasil dari verifikasi administrasi akan diberikan dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja setelah seluruh dokumen Administrasi diterima dan dinyatakan lengkap tanpa revisi oleh unit kerja Procurement PT Pulo Mas Jaya.
6. Kriteria vendor yang menyalahi aturan akan dimasukkan ke dalam Daftar Hitam, dengan kriteria sebagai berikut:
- Terlibat dalam korupsi atau konspirasi dalam penentuan harga di antara peserta atau dari karyawan Perusahaan.
- Melakukan penyogokan terhadap karyawan Perusahaan.
- Pemalsuan dokumen atau memanipulasi data.
- Menyediakan barang palsu yang dapat dibuktikan melalui pernyataan dari otoritas yang kompeten / pabrik / penjual.
- Tidak mampu menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kontrak dan berujung konsekuensi yang fatal terhadap operasional Perusahaan.
- Terlibat dalam tindak pidana melanggar hukum yang dinyatakan oleh otoritas yang kompeten.
- Penyalahgunaan dokumen dengan maksud apapun yang tidak berkaitan dengan keikutsertaan dalam proses pengadaan dan atau proses kerja, tanpa seizin Perusahaan.
- Mempublikasikan isu tidak benar yang tidak bisa dibuktikan secara hukum dan berdampak negatif kepada Perusahaan.
7. Sanksi terhadap vendor yang masuk daftar hitam adalah sebagai berikut:
- Perusahaan melarang vendor yang ada dalam blacklist untuk ikut serta dalam kegiatan pengadaan di Perusahaan.
- Perusahaan berhak untuk mengumumkan status blacklist dalam situs pengadaan elektronik Perusahaan.